Reglerne for kørsel i firmabil - hvad må du, og hvad må du ikke?

Det er ikke nemt at gennemskue reglerne for gulpladebiler. Nogle må bruges privat, andre må ikke. Nogle kan du få momsfradrag for, andre ikke. Hvad er reglerne? Det bliver du klogere på i vores guide til selvstændige.

Reglerne for kørsel i firmabil - hvad må du, og hvad må du ikke?

Ét af de emner, vi får flest spørgsmål til hos Meneto, er desværre også voldsomt kompliceret. Mange selvstændige har en firmabil, men da der ikke er en hård grænse mellem arbejde og privatliv for de fleste selvstændige, er det vigtigt at lave det rigtige setup med firmabil.

Udover dagligdagens praktik skal du også overveje de skattemæssige og momsmæssige konsekvenser af dit valg. Det er nemlig et område, som SKAT har stort fokus på, og hvis du har set TV-programmer som “Razzia - SKAT rykker ud”, ved du også, at man skal tage reglerne for kørsel i varevogn dybt seriøst.

Derfor gennemgår vi i denne guide reglerne for kørsel i firmabil: Hvad må du og hvad må du ikke?

Grundlæggende er al kørsel i løbet af en arbejdsdag erhvervsmæssig kørsel. Derfor kan du roligt køre i din firmabil mellem arbejdspladser eller kunder uden at være bange for at skatte- eller momsmæssige konsekvenser.

Derimod er kørsel mellem din bopæl og arbejdsplads som hovedregel privat kørsel - og med dertilhørende konsekvenser både hvad moms og skat angår. Dog er der visse situationer, hvor kørslen kan anses for erhvervsmæssig, som du kan se længere nede i denne artikel.

Hele artiklen tager udgangspunkt i en varebil på gule plader, som langt de fleste erhvervsbiler er indregistreret som.

Skattemæssig behandling af varebiler

Som udgangspunkt skal medarbejderen betale skat af fri bil, medmindre bilen benyttes udelukkende erhvervsmæssigt.

Holder bilen ved medarbejderens bopæl uden for normal arbejdstid, er det essentielt at kunne dokumentere en fuld og korrekt ført kørebog, da det ellers som udgangspunkt formodes, at du har bilen til rådighed privat. Og husk, at det er råderetten, der beskattes - ikke den faktiske brug.

Er der tale om en varebil på gule plader, som udelukkende er til erhvervsmæssig brug, skal medarbejderen ikke beskattes af fri bil. Det medfører også, at bilen også kun anvendes til kørsel, der også giver momsmæssigt fradrag i nedenstående afsnit.

Hvis en ikke-specialindrettet bil (mere herom om lidt) også bruges privat medfører det også en begrænsning af momsfradraget.

Momsmæssig behandling af varebiler

Én ting er den skattemæssige behandling af varebilen, men firmabiler på gule plader behandles vidt forskelligt momsmæssigt afhængig af bilens type og hvordan den bruges.

Det er en vigtig forskel, om varebilen har en tilladt totalvægt på over eller under 3 tons. Her er der nemlig forskel på hvordan momsen skal beregnes og fradragsreglerne er forskellige.

Totalvægt under 3 tons Totalvægt over 3 tons

Bilen anvendes udelukkende til momspligtige aktiviteter

  • Der er fradrag for hele momsen på indkøbsprisen og driftsomkostninger
  • Leaser du bilen kan du også fratrække momsen fuldt ud

Bilen anvendes udelukkende til momspligtige aktiviteter

  • Der er fradrag for hele momsen på indkøbsprisen og driftsomkostninger
  • Leaser du bilen kan du også fratrække momsen fuldt ud

Bilen anvendes også til momsfrie eller private aktiviteter

  • ⅓ fradrag for moms af leasingudgifter
  • Fuldt fradrag på de løbende driftsomkostninger
  • Der er intet fradrag af momsen på bilens indkøbspris

Bilen anvendes også til momsfrie eller private aktiviteter

  • Der er delvist fradrag for momsen på bilens indkøbspris, driftsudgifter og evt. leasingydelse
  • Anvendes bilen både til momspligtige og momsfrie aktiviteter får du et procentuelt fradrag der svarer til omsætningsfordelingen mellem den momspligtige og momsfrie del af din virksomhed

Privat kørsel i varebil

I momsmæssig henseende er kørsel af børn til og fra skole, daginstitution osv. privat kørsel. Dette gælder også selvom det sker på vej mellem hjem og arbejde. Defor må du ikke svinge forbi ungernes skole, hvis du har taget fradrag for momsen på anskaffelsen af bilen. Og bliver du taget i en kontrol, så fanger fælden.

Dog er der jo sjældent en regel uden en undtagelse. :-)

Hvis bilen er specialindrettet eller dit erhverv lever op til én af nedenstående krav, kan du godt løfte momsen af bilen.

Hvornår kan firmabil på gule plader benyttes privat?

Hvis du vil have fradrag for momsen af din gulpladebil og samtidig benytte din firmabil mellem din bopæl og arbejdsplads, kan det ske, hvis bilen og dit erhverv lever op til følgende betingelser:

  • Specialindrettet gulpladebil under 4 tons
  • Skiftende arbejdssteder - ikke specialindrettet gulpladebil
  • Vagtordning - ikke specialindrettet gulpladebil

Herudover kan du undtagelsesvist køre til og fra bopælen 25 gange om året. Du kan læse om hver af punkterne herunder.

Specialindrettet gulpladebil under 4 tons

Bilens indretning er væsentlig når spørgsmålet om moms og skat skal overvejes. Er din bil specialindrettet giver det nogle rigtigt spændende muligheder, da du i så fald både har fuldt momsfradrag og ikke skal beskattes af fri bil. Dette er fordi bilen vurderes ikke at være brugbar som privat bil.

Vær opmærksom på at der skal være et reelt behov for at bilen er specialindrettet i din virksomhed.

Følgende punkter kan f.eks. være med til at tale for, at din bil er specialindrettet:

  • Større køretøjer, kassevogn mm.
  • Ingen sideruder i varerummet
  • Fastmonterede reoler
  • Særlige installationer på passagersæde
  • Beskidt, lugtgener mm.
  • Specielle erhverv f.eks. VVS, elektriker, servicemontør, murer, maler

Der er dog en række forhold, der kan tale imod, at bilen er specialindrettet:

  • Indretning, firehjulstræk mm. - uden erhvervsmæssig begrundelse
  • Minder om en almindelig bil
  • Ladvogn uden særlig indretning
  • Ren og pæn indvendig (kræver ikke arbejdstøj)

Tip

Det er desværre altid en vurderingssag, om en bil er specialindrettet. Derfor skal du nøje overveje, om der er nok elementer, der taler for, at bilen er specialindrettet. Du kan med fordel indhente et bindende svar fra SKAT. Det koster 400 kr. og så får du klar besked fra SKAT. Se et eksempel her.

Du eller din medarbejder må køre svinkeærinder op til 1.000 km. om året - hvis den foregår i tilknytning til erhvervsmæssig kørsel. Desuden må man gerne stoppe på vejen for at hente børn, handle ind osv. uden at man behøver at inkludere kørslen i de 1.000 km om året.

Hvis der bliver kørt mere end 1.000 km. om året i bilen, skal det efter 2017-takster beskattes med 3,53 kr/km. Desuden har virksomheden ikke længere ret til fradrag for momsen af anskaffelsessummen. Vejer bilen mere end 3 tons vil det også få negative konsekvenser for fradragsretten af momsen af driftsomkostningerne. Det kan derfor blive en rigtigt dyr affære at køre mere end de 1.000 km. om året.

Ønsker du at bruge bilen til privat kørsel, der ikke sker i relation til den erhvervsmæssige kørsel, mister virksomheden sin fulde fradragsret til momsen af anskaffelsen - og igen også momsen af driftsomkostningerne, hvis bilen vejer mere end 3 tons. Samtidig skal der betales en leje til virksomheden svarende til hvad det ville koste at leje en tilsvarende bil.

Skiftende arbejdssteder - ikke specialindrettet gulpladebil

Hvis du har skiftende arbejdssted - f.eks. som håndværker - anses kørslen til og fra bopæl normalt ikke som erhvervsmæssig i momsmæssig sammenhæng. Det forudsætter dog, at bilen ikke er specialindrettet, da den i så fald altid vil følge reglerne herfor.

Kørslen til skiftende arbejdssteder anses dog som erhvervsmæssig kørsel i momsmæssig forstand hvis

  • Varebilen er forsynet med værktøj, der er relevant for arbejdet eller der etableret lager på medarbejderens bopæl
  • Virksomheden har ret til skattemæssig afskrivning på bilen
  • Varebilen ikke benyttes til privat kørsel (f.eks. private indkøb og at hente børn)

Hvis ovenstående betingelser er opfyldt, kan der fradrages moms på bilen og der skal ikke betales privatbenyttelsesafgift (se nedenfor).

Vagtordning - ikke specialindrettet gulpladebil

Hvis du har medarbejdere, der er en del af en vagtordning, kan de køre hjem i en bil på gule plader uden hverken skattemæssige eller momsmæssige konsekvenser.

Der er - selvfølgelig - også nogle krav i forbindelse hermed:

  • Der kan ske udkald til mindst én adresse, som ikke er det faste arbejdssted
  • Der er tale om en reel tilkaldevagt, der kræver, at medarbejderens privatliv har reelle begrænsninger

Det er derfor ikke tilstrækkeligt, at medarbejderen blot er en del af en telefonliste eller lign. Til gengæld må medarbejderen gerne bruge bilen til at køre til enkeltstående arrangementer, der er arrangeret i forvejen (familiefester osv.), så længe medarbejderen fortsat er på vagt. Derimod er transport til dagligdagens gøremål eller mere spontane arrangementer ikke tilladt, hvis du fortsat vil have momsfradrag.

Advarsel

Familiemedlemmer m.fl. må aldrig være med i bilen uanset hvad. Så i praksis kan det være besværligt at bruge bilen i “privat” henseende.

Der er dog 7 yderligere betingelser for, at kørslen kan anses for værende erhvervsmæssig i momsmæssig forstand.

  • Kørslen er nødvendig for virksomheden, og der er et klart forretningsmæssigt behov
  • Varebilen er udstyret med værktøj eller andet, som arbejdet kan udføres med
  • Brugeren har fået et klart forbud mod at bruge bilen privat
  • Der er lavet en vagtplan, og der er pligt til at aflægge rapport over udkald mv.
  • Det kan konstateres, hvilken varebil der er brugt til de enkelte vagter
  • Antallet af varebiler står i rimeligt forhold til vagtordningens omfang
  • Den vagthavende medarbejder skal være i tjeneste hele vagtperioden

Hvis bilen udelukkende anvendes erhvervsmæssigt, og du dermed har momsfradrag, vil der heller ikke være beskatning af fri bil.

Undtagelsesvis kørsel til og fra bopælen 25 gange om året

Medarbejderen kan køre til og fra bopælen 25 dage om året, hvis bilen dagen efter skal benyttes af medarbejderen til erhvervsmæssige aktiviteter, der ikke er på det faste arbejdssted.

Chaufførreglen

Hvis medarbejderens primære arbejdsopgave er at transportere personer, materialer eller værktøj, kan medarbejderen tage bilen med hjem uden at det udløser beskatning af fri bil. Momsen følger anvendelsen af bilen.

Advarsel

Skat er nådesløse. Bliver du f.eks. stoppet med familiemedlemmer i en varebil, hvor du har fået fradrag for momsen, og du benytter den privat i forbindelse med en vagtordning (jf. ovenstående), så falder hammeren med det samme. Så sørg for at have styr på din dokumentation - f.eks. kørebog, instruktion fra arbejdsgiver mv.

Dagsbeviser - lovlig privat kørsel i firmabil 20 dage om året

skat.dk kan du købe et dagsbevis, der giver lov til at bruge en firmabil på gule plader til private formål - også selvom bilen er indregistreret til udelukkende at bruges til erhvervsmæssige formål.

Du kan købe op til 20 dage pr. år pr. bil.

Hvis bilen er op til 3 tons koster et dagsbevis 225 kr. pr. dag, hvis der er trukket fuldt momsfradrag ved anskaffelsen. Dette beløb gør, at bilen kan bruges 100% privat i en dag og virksomheden bibeholder sit fradrag. Hvis der ikke er trukket momsfradrag ved anskaffelsen af bilen, er prisen kun 185 kr. pr. dag.

Er bilens totalvægt mellem 3 og 4 tons, er prisen for et dagsbevis 185 kr. pr. dag. Dette dækker skatten, men der skal korrigeres for moms særskilt.

Prisen for dagsbeviset skal betales af føreren og ikke af selskabet. Hvis det betales af selskabet, skal der betales indkomstskat.

Det er vigtigt, at beviset medbringes under kørslen.


Disclaimer:
Meneto tager forbehold for rigtigheden af informationen i ovenstående artikel. Den er udarbejdet som en overordnet vejledning og kan ikke erstatte konkret rådgivning.